Suunnitelmasta arjen työkaluksi – yhdessä kohti vaikuttavampaa onnettomuuksien ehkäisyä

Onnettomuuksien ehkäisyn suunnittelu ei saisi olla kerran vuodessa tehtävä harjoitus tai työtaakka, jonka lopputuloksena syntyy dokumentti arkistoon. Sen pitäisi näkyä arjessa: siinä, mihin työtä kohdennetaan, mitä sillä tavoittelemme, miten käytämme rajallisia resurssejamme ja ennen kaikkea siinä, mitä toiminnallamme saamme aikaan, ja huomio myös siihen saammeko, vai tulisiko jotain muuttaa.

Tämä ajatus on ollut Onnettomuuksien ehkäisyn suunnitelmaohjeen laadinta -hankkeen ytimessä alusta lähtien. Hankkeen on rahoittanut Palosuojelurahasto.

Hankkeen aikana olemme tavanneet paljon – todella paljon. Lähes sata tapaamista pelastuslaitosten, asiantuntijaverkostojen, viranomaisten, yhteistyökumppaneiden ja muiden hankkeiden kanssa. Osa kasvokkain, osa etäyhteyksin. Lisäksi projektiryhmämme, joka koostuu onnettomuuksien ehkäisyn asiantuntijaverkoston edustajistosta, on kokoontunut viiteen kaksipäiväiseen työpajaan rakentamaan, haastamaan ja jälleen rakentamaan yhteistä mallia.

Tapaamisten määrä ei kuitenkaan ole hankkeen tärkein saavutus. Se on saavuttanut onnellisen, mutta väsyneen hankepäällikön, mutta olennaisempaa on se, mitä näiden tapaamisten aikana on tapahtunut: olemme kuunnelleet.

Mallia ei ole rakennettu pelastuslaitoksille vaan pelastuslaitosten kanssa

Hankkeen lähtökohtana on ollut, ettei valtakunnallista suunnittelumallia voida rakentaa irrallaan pelastuslaitosten arjesta. Siksi olemme halunneet kuulla mahdollisimman laajasti niitä ihmisiä, jotka suunnittelevat, johtavat ja toteuttavat onnettomuuksien ehkäisyä eri puolilla Suomea. Olemme toki kuunnelleet tekijöitäkin. Miltä suunnitelmat tuntuvat, osuvatko sanat työhösi vai onko kyseessä irrallinen asiakirja, jonka lukeminen ei houkuta eikä sitä koeta edes tärkeäksi.

Keskusteluissa on noussut esiin erilaisia toimintatapoja, hyviä käytäntöjä, haasteita ja kehittämistarpeita. Pelastuslaitokset ovat erilaisia, eikä tarkoituksena olekaan tehdä kaikista samanlaisia. Sen sijaan tarvitsemme yhteisen suunnittelun logiikan.

• Mistä alueemme riskit syntyvät?
• Mitä niille haluamme tehdä?
• Millä palveluilla tavoitteisiin vastataan?
• Mitä niiden toteuttaminen vaatii?
• Onko meillä siihen tarvittavat resurssit?
• Ja lopulta – mistä tiedämme, olemmeko onnistuneet?

Kun nämä kysymykset yhdistetään, muodostuu ketju: riskit–tavoitteet–palvelut–resurssit–seuranta–arviointi.

Juuri tätä ketjua olemme hankkeessa rakentaneet.

Strategian pitää näkyä arjen työssä

Strategisesta suunnittelusta puhutaan paljon, mutta sen todellinen arvo syntyy vasta silloin, kun strategiset tavoitteet muuttuvat käytännön tekemiseksi.

Onnettomuuksien ehkäisyssä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että valtakunnalliset ja alueelliset tavoitteet, toimintaympäristöstä nousevat riskit ja ennakointitieto, sekä pelastuslaitoksen omat tavoitteet ja painopisteet pystytään yhdistämään konkreettisiin toimenpiteisiin.

Työntekijän pitäisi pystyä tunnistamaan, miksi juuri tätä työtä tehdään ja mihin tavoitteeseen se liittyy.
Johtamisen näkökulmasta pitäisi puolestaan olla mahdollista nähdä, mihin käytettävissä olevat resurssit kohdentuvat ja vastaavatko ne tunnistettuun palvelutarpeeseen.

Tämän vuoksi hankkeessa on haluttu tuoda myös resurssit näkyväksi osaksi suunnittelua. Kaikkea tarpeelliseksi tunnistettua ei aina pystytä tekemään. Silloinkin on tärkeää tehdä päätös näkyväksi, mitä toteutetaan, mitä joudutaan priorisoimaan ja mitä mahdollisesti jää tekemättä.

Resurssit eivät ole suunnittelun sivuhuomautus, vaan ne ovat olennainen osa realistista suunnittelua.

Suoritteista kohti vaikuttavuutta

Onnettomuuksien ehkäisyssä olemme tottuneet seuraamaan suoritteita.

• Kuinka monta palotarkastusta tehtiin?
• Kuinka monta turvallisuusviestintätilaisuutta järjestettiin?
• Kuinka monta ihmistä tavoitettiin?

Näitä tietoja tarvitaan edelleen. Mutta ne eivät yksin kerro, onnistuimmeko siinä, mitä varten työtä tehdään.

Siksi hankkeessa on tuotettu mittaristolle pohjaa. Siinä tarkastellaan toteuman lisäksi toiminnan kohdentumista, resurssien kohdentumista, laatua ja vaikuttavuutta.

Ajattelutavan muutos on lopulta aika yksinkertainen:
Ei kysytä vain, mitä teimme – vaan myös, miksi teimme, millaisella resurssilla, osuiko tekeminen oikeaan paikkaan ja mitä sillä saatiin aikaan.

Ei kysytä vain, mitä teimme – vaan myös, miksi teimme, millaisella resurssilla, osuiko tekeminen oikeaan paikkaan ja mitä sillä saatiin aikaan.

– Tanja Nyqvist –

Vaikuttavuuden arviointi ei tarkoita sitä, että kaikelle pitäisi löytää yksi täydellinen arviointitapa tai mittari. Kyse on ennen kaikkea siitä, että pysähdymme säännöllisesti tarkastelemaan toimintaamme ja uskallamme muuttaa sitä saadun tiedon perusteella.

Silloin arviointi ei ole raportointia raportoinnin vuoksi. Se on toiminnan kehittämistä.

Suunnitelman pitäisi elää vuoden jokaisena päivänä

Yksi hankkeen keskeisistä tavoitteista on ollut tehdä suunnitelmasta aidosti käyttökelpoinen työkalu.
Uuden suunnittelumallin, ohjeen, palvelukorttien, resurssitarkastelun ja mittariston tarkoitus ei ole lisätä hallinnollista työtä. Päinvastoin niiden pitäisi auttaa kokoamaan jo olemassa oleva tieto yhteen ja tekemään toiminnan perusteet näkyviksi.

Parhaimmillaan suunnitelma auttaa sekä johtoa että asiantuntijoita keskustelemaan samoista asioista samalla kielellä.

• Mitä alueellamme pitää saada aikaan?
• Mihin meidän kannattaa kohdentaa työmme?
• Mitä se vaatii?
• Ja miten tiedämme, että olemme menossa oikeaan suuntaan?

Kun suunnitelma vastaa näihin kysymyksiin, se ei ole enää vuosittain laadittava asiakirja. Se on johtamisen, työn suunnittelun ja kehittämisen väline.

Nyt työ siirtyy pelastuslaitoksille

Hankkeen aikana olemme rakentaneet mallia, testanneet ajatuksia, pyytäneet palautetta ja tehneet muutoksia saadun palautteen perusteella. Täydellistä mallia emme varmasti ole tehneet – eikä sellaista ehkä koskaan valmistukaan.

Toimintaympäristö muuttuu, riskit muuttuvat, tieto lisääntyy ja myös onnettomuuksien ehkäisyn menetelmät kehittyvät. Siksi myös suunnittelumallin pitää pystyä kehittymään.

Mutta nyt meillä on yhteinen pohja, josta on hyvä jatkaa.

Toivon, että pelastuslaitokset ottavat mallin rohkeasti käyttöön. Ei siksi, että kaikki pitäisi tehdä täsmälleen samalla tavalla, vaan siksi, että yhteinen rakenne antaa meille mahdollisuuden tarkastella ja kehittää toimintaamme aikaisempaa järjestelmällisemmin.

Ottakaa malli käyttöön, kokeilkaa sitä omassa toimintaympäristössänne, haastakaa sitä ja kertokaa, mikä toimii ja mikä ei. Juuri käyttökokemusten kautta siitä voidaan rakentaa entistä parempi.

Hankkeen lähes sata tapaamista ja lukemattomat keskustelut ovat osoittaneet ainakin yhden asian hyvin selvästi: pelastuslaitoksilla on valtava määrä osaamista, kokemusta ja halua kehittää onnettomuuksien ehkäisyn työtä.

Pelastuslaitoksilla on valtava määrä osaamista, kokemusta ja halua kehittää onnettomuuksien ehkäisyn työtä.

– Tanja Nyqvist –

Kun tämä osaaminen yhdistetään yhteiseen suunnittelumalliin ja tietoon perustuvaan arviointiin, meillä on erinomainen mahdollisuus ottaa seuraava askel.

Vaikuttavampi onnettomuuksien ehkäisy ei tarkoita, että meidän pitäisi tehdä enemmän. Se tarkoittaa, että pystymme entistä paremmin tekemään oikeita asioita, oikeille kohteille ja kohderyhmille, oikeaan aikaan – tunnistettuihin riskeihin perustuen.
Siihen kannattaa tarttua.