Suomen Palopäällystöliiton koulutustilaisuuksien osallistujarekisteri
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen tietosuojaseloste, laadittu 24.4.2018, päivitetty 17.2.2021
1. Rekisterin nimi
Suomen Palopäällystöliiton järjestämien koulutustilaisuuksien osallistujarekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Suomen Palopäällystöliitto – Finlands Brandbefälsförbund ry (y-tunnus 0202246-5)
Iso Roobertinkatu 7 A 5, 00120 HELSINKI
puh. 0440 345 112 ja toimisto@sppl.fi
3. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Koulutuskoordinaattori Henriikka Majoniemi, puh. 0440 343 112 ja henriikka.majoniemi@sppl.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on pitää rekisteriä Suomen Palopäällystöliiton järjestämiin koulutustilaisuuksiin osallistuneista henkilöistä sekä markkinoida koulutuksia niihin aiemmin osallistuneille. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).
5. Rekisterin tietosisältö
Osallistujarekisteri kerätään kaikista lähitapahtumista ja webinaareista.
Ilmoittautumisjärjestelmästä tallennetaan osallistujan nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite), taustaorganisaatio ja laskutusosoite sekä osallistujan koulutustilaisuutta varten antamat lisätiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan osallistujalta itseltään tai hänet ilmoittavalta taustaorganisaatiolta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ilmoittautuessaan koulutustilaisuuteen osallistuja hyväksyy, että
– koulutustilaisuuden osallistujaluettelo (nimi ja taustaorganisaatio) voidaan jakaa koulutustilaisuuden osallistujille ja luennoitsijoille,
– osallistujan nimitieto voi näkyä koulutustilaisuuden sähköisessä työtilassa tai webinaarialustalla sekä mahdollisessa webinaaritallenteessa Suomen Palopäällystöliiton YouTube-kanavalla,
– osallistujatieto voidaan jakaa esim. majoitusluettelon muodossa lähitapahtuman järjestämispaikalle ja
– tapahtuman osallistujaluettelo voidaan luovuttaa pyydettäessä Palosuojelurahastolle osana avustusraportointia
Osallistumisrekisterin tiedot luovutetaan rekisteröidylle itselleen. Tietoja voidaan antaa myös rekisteröidyn taustaorganisaatiolle silloin, kun tämä tarvitsee tietoja koulutuksen suorittamisesta. Edellä mainitun lisäksi tietoja ei luovuteta muille tahoille muutoin kuin rekisteröidyn oman pyynnön, lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden tai viranomaisen lakiin perustuvan pyynnön vuoksi.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään osallistujarekisterissä niin kauan, kun se on asiakassuhteen hoidon kannalta tarpeellista. Koulutustilaisuuksien myyntilaskuja säilytetään kirjanpitoaineistossa kirjanpitolainsäädännön määräämä aika, enintään 10 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana koulutukseen on osallistuttu.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Suomen Palopäällystöliitto voi käyttää asiakkuuden hallinnassa kolmansia osapuolia, esim. ohjelmistopalveluiden tuottajia (ilmoittautumisjärjestelmän verkkoalusta, taloushallintaohjelmisto ja koulutustilaisuuden sähköinen työtila). Osallistujarekisterin ylläpitäjä on Suomen Palopäällystöliitto ja rekisteriä ylläpidetään Palopäällystöliiton tietoverkossa. Suomen Palopäällystöliitto ja sen käyttämät palveluntuottajat huolehtivat siitä, että tallennettuja tietoja sekä verkon käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista
Jokaisella on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee tehdä sähköpostitse tai puhelimitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (viimeistään kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet henkilötietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen, tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen sekä oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, mikäli voimassa olevassa lainsäädännössä säädetyt edellytykset täyttyvät. Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa jäsenelle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.